By null / 21 Feb 2020 / Topics: Microsoft 365
Upp till 75% av ROI från en IT-investering hänger på att medarbetarna faktiskt använder lösningen som det var tänkt – Perficient
Bara för att du har rullat ut Microsoft 365 rent tekniskt innebär det inte att organisationen kommer att kunna realisera alla produktivitetsfördelar. För att få utväxling av IT-investeringar behöver medarbetarna ta till sig och använda tekniken på rätt sätt. Detta innebär nya arbetssätt som i sin tur innebär en förändring. Denna behöver ledas och drivas igenom precis som alla andra förändringar.
När det finns många olika applikationer och funktioner att välja mellan kan det vara svårt för medarbetarna att hitta rätt – särskilt när överflödet av lösningar kommer från olika ekosystem och tas in utan en sammanhållen plan. Den här typen av komplexitet är alltså ett problem som hämmar förändringsarbetet med att införa effektiva arbetssätt. Här behövs en plan och en metodik för hur verksamheten involveras och får rätt förutsättningar för att använda tekniken på rätt sätt. Till exempel kan man använda sig av en förändringsledningsmetodik som Proscis ADKAR.
Det är viktigt att kunna följa upp förändringsarbetet och kontrollera att medarbetarna faktiskt börjar använda alla tekniska möjligheter på rätt sätt. Utan uppföljning är det svårt att driva löpande förbättringar eller ens veta om ni har uppnått någon effektivitetsvinst. Nyckelfrågan är om man faktiskt kan se förbättringar i hur snabbt medarbetarna kan hitta rätt information, om de lägger mindre tid på att växla mellan olika applikationer och om de har bra koll på vilka verktyg och funktioner som passar bäst för deras uppgift.
Tänk dig att de befintliga IT-investeringarna i er organisation är som pusselbitar. Under åren har allt fler bitar lagts i samma låda. Genom Microsoft 365 har ni nog många bitar som hör till samma pussel, men säkert även andra bitar som kommer från ett helt annat pussel. Det handlar kanske om applikationer som verksamheten har upphandlat och kravställt utan hänsyn till hur de hänger ihop med organisationens digitala arbetsplats som helhet.
Genom att konsolidera era system med de applikationer som erbjuds inom Office 365 får ni inte bara tillgång till en av de mest innovativa plattformarna för samarbete och produktivitet. Det blir dessutom lättare att lägga resterande pusselbitar på rätt plats och skapa förutsättningar för en ökad effektivitet. Det innebär alltså både teknisk utrullning och anpassningar samt aktiviteter för att förändra, mäta och följa upp användarnas beteende.
I takt med att användarna – och därmed verksamheten – får utväxling av tekniken som finns tillgänglig kan du minska komplexiteten i den befintliga miljön genom att konsolidera och släcka ner gamla system. Men i verkligheten går det inte alltid att migrera alla system. Då kan du med fördel använda dig av lösningar för att samla stödsystem i ett gemensamt gränssnitt. Medarbetarna kan då hitta information lättare – tack vare skräddarsydda informationsflöden och applikationer som aggregerar information från flera system – utan att behöva växla mellan olika fönster.
När du samlar olika system i en lösning kan du även lättare mäta och följa upp hur företagets resurser används. Detta gör du dels för att kunna arbeta med löpande förbättringar, och dels kunna visa upp verklig utväxling av IT-investeringarna. På det här viset omvandlar du IT-kostnader till mervärde för hela företaget – och får förtroendet för viktiga IT-satsningar framöver.
