Article Tre onödiga IT-utgifter
Allt eftersom pressen att spara pengar och hålla budget ökar på IT-avdelningen är onödiga utgifter det sista som behövs. Skugg-IT, dålig ROI på tidigare investeringar och brandsläckning är exempel på tre problem som kan äta upp onödigt mycket av både budget och tid. Det största problemet är att det inte alltid är så lätt att se hur utbrett problemet egentligen är. Skugg-IT kan verka i det dolda samtidigt som du inte kan ha koll på din ROI om du inte har hunnit mäta och följa upp den. Om du har svårt för att hinna med dina strategiska uppgifter kan detta vara ett tecken på att du har för många bränder att släcka.
Skugg-IT
Enligt Symantecs 2018 Shadow Data Report använder ett företag i genomsnitt 1 516 molnapplikationer, 40 gånger fler än man först trott. Artikeln ”Shadow IT: It's time to reign in the rogues” påtalar att dessa skugg-IT-applikationer skapar många onödiga utgifter. Detta eftersom företaget bakom applikationen kan fortsätta att ta ut avgifter även efter att medarbetaren som beställde den från början har lämnat företaget, eller applikationen inte längre används.
Samtidigt kan kostnaderna fördubblas om exempelvis två olika avdelningar använder olika system för samma funktion. Se över vilka funktioner som faktiskt behövs och samla dem i möjligaste mån i ett kostnadseffektivt och enkelt upplägg. Glöm inte heller att kommunicera tydligt för användarna var de hittar dessa funktioner så att de inte fortsätter att hitta andra vägar som kostar organisationen pengar och effektivitet.
Missad ROI
Förutom de direkta kostnaderna i form av skugg-IT bör du även se upp för indirekta kostnader i form av missad ROI. För att uppnå den ROI man beräknade inför en investering räcker det inte att bara leverera och sen släppa. Smarta funktioner måste utnyttjas effektivt i rätt utsträckning för att lösningen ska ha en märkbar effekt på organisationen.
Enligt siffror från Standish Group misslyckas 83,9 procent av alla IT-projekt helt eller delvis, och därför är det viktigt att du hela tiden arbetar proaktivt för att dina IT-investeringar inte ska gå samma öde till mötes. Samarbeta med andra delar av organisationen för att utbilda användarna och följa upp användningen. Eftersom allt fler applikationer körs i molnet är det relativt enkelt att komma åt data om hur applikationerna används. Då kan man mäta framsteg genom att till exempel se om antalet mejl har minskat till förmån för ett visst samarbetsverktyg.
Brandsläckning
Tid är pengar och onödiga problem som IT-avdelningen ständigt måste lösa har negativ påverkan på resultatet på flera sätt. För det första skapar outbildade användare säkerhetsproblem genom att organisationens resurser används på ett osäkert sätt. För det andra kommer det in supportärenden som inte hade uppstått om användaren hade utbildats rätt från början. Detta leder till onödiga utgifter för konsulter och anställda som försöker lösa problemen.
Den förlorade tiden gör det även svårt för IT att hinna lösa andra problem som skugg-IT och missad ROI. Det blir nästan som en ond cirkel – om man inte tar ett helhetsgrepp på att lösa de underliggande problemen som leder till de onödiga utgifterna. IT måste minska komplexiteten, samordna organisationens digitala arbetssätt och hjälpa medarbetarna att dra mer nytta av befintliga lösningar.
Om du vill vara möjliggöraren som tar organisationen vidare istället för att gå runt i cirklar ska du läsa ”Vägen till en mer effektiv organisation – Få större utväxling av befintliga IT-system”.
Viktiga takeaways
- Skugg-IT's inverkan på utgifter
- Indirekta kostnader i form av missad ROI kan uppstå som resultat av misslyckad implementering.
- Onödiga problem kostar IT-avdelingar både pengar och tid.
