Article Change Management för optimal implementering
Eftersom implementering består av att omfamna ny teknik och nya arbetssätt behövs en fullständing och solid implementeringsplan.
By null / 28 Feb 2020
Varför Change Management är så viktigt för en optimal implementering
Adoption är mer än bara lära sig ny teknik. Change Management, eller förändringsledning, är framgångsfaktorn för att optimalt ta till sig ny teknik, som till exempel Microsoft Office 365 plattformen.
Vad är Change Management och implementering?
En förändring i systemen kan ha stor inverkan på de anställda i organisationen. Det är inte bara så att en visuell förändring sker på arbetsplatsen utan också att olika arbetsmetoder och affärsprocesser förändras. Dessutom har varje organisation sin egen kultur; ett eget sätt att kommunicera, arbeta och samarbeta.
Framgången med en förändring är starkt relaterad till hur förändringen övervakas och i vilken utsträckning alla personer är involverade i förändringen. Och det är där Change Management kommer in i bilden.
Change Management är indelat i två delar. Den första är vad vi kallar "adoption" eller implementering: att introducera ny teknik med komponenter som utbildning och kommunikation om en kommande förändring. Ännu viktigare är den andra delen, "förändring" både som IT-term men också som vanligt mänskligt uttryck. Det sistnämnda handlar om ”tankesättet” om att arbeta på ett nytt sätt, samt om aktiv coaching och hantering av denna förändring. Som människa måste du verkligen förstå syftet med att arbeta annorlunda för att implementeringen av ny teknik ska bli framgångsrik.
Allt snabbare utveckling
Tekniken utvecklas många gånger snabbar idag än vad den har gjort tidigare. Förr kunde man förvänta sig en uppgradering var tredje till femte år, medans nu får du tillgång till ny teknik och motsvarande möjligheter nästan varje månad. Ett exempel på detta är Microsoft Teams vars implementation resulterar i ett betydligt mindre antal skickade mail, då all internkommunikation kan skötas via chattar, och all information enkelt hittas strukturerat efter kund, projekt eller idé.
Om ni som organisation inte följer den här utvecklingen, är risken större att man hamnar ännu mer efter i framtiden. För om anställda inte använder tjänster som Microsoft Teams missar man i slutändan avgörande information, kommunikation och anslutningen till kollegor som är absolut nödvändig för att kunna utföra sitt arbete ordentligt. Hur löser ni ett problem som detta i er organisation?
Användarens frågor om ny teknik
När man introducerar ny teknik är de viktigaste frågorna "varför " och "vad kan jag tjäna på det här?". Användare måste först få en förståelse för förändringen innan de är villiga att genomföra den. Varför är förändringen nödvändig, vad gynnar det mig som anställd och vilka är riskerna med status quo om det inte sker någon förändring? Om anställda inte förstår "varför" kommer de inte att (optimalt) använda den nya tekniken; oavsett hur mycket utbildning du ger dem! Men när de anställda ser, känner och upplever att den nya tekniken gör arbetet trevligare, snabbare, bättre och oftast enklare, finns det goda chanser att lyckas.
Nya produktiva tider
Under de senaste åren har vi kunnat bevittna de många förändringar som molnet har möjliggjort; kunna komma åt den information som behövs för att göra ditt arbete när som helst, var som helst och med vilken enhet som helst. Innan molnet kom styrdes de anställda ofta av tid och närvaro, medans nu skiftar det mer och mer mot produktivitet. Det är en förändring i tänkande och agerande på ledningsnivå. Det viktigaste fokuset nu är medarbetaren, hur ser vi till att han eller hon förblir optimalt integrerat i denna digitala tidsålder?
Framgångsrik förändring
Adoption eller implementering är inte bara utbildning. Om ni som organisation vill implementera en teknik, omfamna den och faktiskt vill genomföra en förändring, är Change Management viktigt. För att de anställda ska anta en teknisk förändring kräver medvetenhet, en villighet att delta, förmedla kunskap och färdigheter, men också att tillämpa detta i det dagliga arbetet och kontinuerligt utvärdera denna process. Först när beslutsfattare inom organisationer förstår det, kommer teknik att bidra till organisationernas framgång. Det är just därför Change Management är så viktigt för optimal användning!
Om du vill vara möjliggöraren som tar organisationen vidare istället för att gå runt i cirklar ska du läsa ”Vägen till en mer effektiv organisation – Få större utväxling av befintliga IT-system”.
Viktiga takeaways
- Implementation är mer än att bara lära sig ny teknik.
- Vikten av att förstå syftet med förändringen.
- Att hänga med i den ständiga förändringen dagens värld erbjuder.
- Vikten av Change Management vid implementation av ny teknik.
